Pengertian Kantor Serta Tujuan Dan Fungsinya
Pengertian Kantor Serta Tujuan Dan Fungsinya. Apa yang dimaksud dengan Kantor. Berikut adalah penjelasan seputar definisi kantor, tujuan kantor dan fungsi kantor
Definisi Kantor
Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.
Pengertian kantor secara etimologi diambil dari dua bahasa yang berbeda, yang pertama bahasa Belanda �Kantoor� yang memiliki arti suatu ruangan tempat bekerja, bisa juga tempat pimpinan suatu instansi. Sedangkan yang kedua berasal dari bahasa Inggris yakni �Office� yang memiliki arti ruang tempat seseorang atau lebih melakukan pekerjaan, atau tempat pemberian pelayanan kepada orang lain. Sekilas makna kata masing-masing bahasa tersebut memiliki makna yang sama, yakni kantor diartikan sebagai suatu tempat atau ruang yang digunakan untuk aktifitas bekerja.
Kantor adalah Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi, Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan / mendistribusikan informasi.
Pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
- Segi fisik: Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan- kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
- Segi aktivitas: Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.
Tujuan dan Fungsi Kantor
Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut :
- Menerima informasi. Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
- Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut.
- Mengatur informasi Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan.
- Memberi informasi Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.
- Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.